Política de privacidad

Información para los miembros de las Reales Academias del Instituto de España ante la entrada en vigor del Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de los mismos.

¿Cuál es el origen de sus datos?

Los únicos datos que posee el Instituto de España sobre los académicos son los que han sido facilitados por las Reales Academias que lo integran.

¿Cuál es la base legal del tratamiento de sus datos?

La base legal para el tratamiento identificado se ampara en la relación suscrita entre el académico y la institución integrada en al Instituto de España, y en cumplimiento de las obligaciones derivadas de la legislación aplicable.

¿Con qué finalidad trata el Instituto de España sus datos?

Los datos personales facilitados son objeto de tratamiento con la finalidad de gestionar la relación con la institución y para el cumplimiento de las funciones estatutarias de carácter público y privado. Este tratamiento no incluye procedimientos exclusivamente automatizados, ni existen otros fines ulteriores que los mencionados. La máxima confidencialidad en el tratamiento de los datos personales es obligación ineludible del personal del Instituto de España que los gestiona.

Las comunicaciones relativas a servicios y actividades institucionales dirigidas desde el Instituto de España a los académicos se amparan en el interés legítimo de la organización. No obstante, se puede rechazar en cualquier momento recibir este tipo de información remitiendo un correo electrónico a secretaria.insde@mecd.es, sin que esta oposición condicione, en forma alguna, la relación con el Instituto de España.

¿Qué datos trata el Instituto de España de los académicos?

Los datos personales que se utilizan en los anteriores tratamientos son los proporcionados por las Reales Academias integradas, así como los generados a partir de entonces por su relación con el mismo. En concreto,

• Datos identificativos y de contacto
• Datos profesionales
• Datos bancarios

¿Cuál es el plazo de conservación de sus datos?

Con carácter general, se conservan los datos mientras dure la relación con la Corporación, y con posterioridad al efecto de cumplir las obligaciones legales y las responsabilidades derivadas en función de la normativa aplicable. Finalizados dichos plazos de prescripción, los datos de carácter estrictamente personal serán cancelados, permaneciendo solo lo que afecte al ámbito institucional e histórico.

Destinatarios de los datos

Salvo que la cesión de los datos fuese necesaria para asegurar el funcionamiento institucional, así como en los casos previstos por la normativa vigente en cada momento, no se comparten datos con ninguna persona o entidad. En los casos en los que proveedores de servicios externos necesiten acceder a determinada información (p. e., para la operativa bancaria), estos proveedores gestionan los datos con el único objetivo de prestar el servicio contratado, siguiendo las instrucciones del Instituto de España y sin que puedan destinarlos para ninguna otra finalidad.

¿Cuáles son los derechos en relación con el tratamiento de los datos?

Los derechos referentes a los datos personales son: información, acceso, rectificación y supresión, limitación del tratamiento, oposición y portabilidad. Están debidamente especificados en la legislación. Para ejercitar cualquiera de los anteriores derechos en el ámbito de la relación con el Instituto de España hay que dirigirse a la secretaría.

¿Cuáles son los deberes en relación con el tratamiento de los datos?

El desarrollo del trabajo institucional puede suponer el acceso y uso de información confidencial propiedad del Instituto de España. Se entiende por información confidencial toda la información que resulte identificada como tal o que por su propia naturaleza ostente de manera evidente tal carácter, cualquiera que fuere el soporte en que se encuentre, incluso si hubiese sido comunicada verbalmente. En todo caso tendrá dicha condición toda información que contenga datos de carácter personal, entendidos estos como cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables.

Los miembros de las Reales Academias integradas considerarán información confidencial aquella que reciban del Instituto de España para el ejercicio de sus funciones, no permitiéndose su uso para otros fines. No debe ser divulgada ni cedida a terceros, salvo que fuese necesario para dichas funciones, y siempre que hubiese obtenido la previa autorización del Instituto de España. Mientras la información confidencial esté en su poder, serán responsables de su custodia, estando obligados a guardar la reserva debida al respecto.